Privacyverklaring
Onderstaande tekst in PDF.
KTIW verwerkt de persoonsgegevens van alle leden in het kader van haar maatschappelijk doel en gaat hierbij met de grootst mogelijke omzichtigheid te werk. De bescherming van de privacy is voor ons van zeer groot belang. Op een transparante manier willen we de leden informeren over hoe wij de persoonsgegevens behandelen met respect voor alle toepasselijke wettelijke bepalingen, waaronder de recente Europese wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens (GDPR) die in voege trad op 25/05/2018.
Persoonsgegevens die wij registreren
De persoonsgegevens die wij registreren zijn:
- Naam en voornaam van de leden
- Geboortedatum van de leden
- Adres
- Telefoon- en GSM-nummer (indien meegedeeld)
- Email-adres (indien meegedeeld)
- School en leerjaar van de leden
- Medische fiche en individuele kampeertoelating
Gebruik van deze gegevens
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend:
- Om het tijdschrift ‘ons menu’ te kunnen bezorgen
- Om te informeren over specifieke activiteiten en komende (bouw)kampen
- Om indien nodig een schadegeval aan te geven aan onze verzekeraar
- Om een aanvraag voor eventuele subsidies of avontuurlijke activiteiten in te dienen
Wie beschikt in KTIW over uw persoonsgegevens
Alleen de verantwoordelijke heeft inzage in de volledige ledenlijst. Het bestuur en de OLB-top beschikken over een beperkte lijst. De ledenlijsten worden bewaard op een met gebruikersnaam en paswoord beveiligde PC en in een beveiligde omgeving “in de cloud”. Deze personen zijn op de hoogte van het belang van de bescherming van privacy en hebben een geheimhoudingsplicht. De kampleider en de EHBO-verantwoordelijke bewaren alle medische fiches gedurende een kamp of weekend. Deze kunnen ook geraadpleegd worden door de verantwoordelijke leider tijdens een fiets- of trektocht. Elk jaar wordt de medische fiche voorgelegd aan de leden om deze te actualiseren of te vernietigen.
Mededeling van uw persoonsgegevens aan derden
Wij delen gegevens van leden uitsluitend mee aan derden met wie wij samenwerken (bijv. drukker, website, sportmonitor) en die ons kunnen garanderen dat zij de persoonsgegevens behoorlijk kunnen beveiligen. Persoonsgegevens worden nooit medegedeeld aan derden die ze om commerciële of publicitaire redenen zouden kunnen exploiteren, tenzij hiertoe door het lid uitdrukkelijk en vooraf toestemming werd gegeven. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden.
Bewaringstermijn
KTIW bewaart de persoonsgegevens die van belang zijn voor de activiteiten en de jaarlijkse werking. Persoonsgegevens van leden die hun lidmaatschap niet hebben vernieuwd, worden na verloop van tijd uit onze bestanden geschrapt tenzij uitdrukkelijk anders gevraagd.
Gebruik van foto’s
De leiding van KTIW maakt tijdens activiteiten foto’s en deze kunnen online geplaatst worden op onze site of op de sociale mediakanalen van KTIW. Bij het tekenen van het reglement wordt gevraagd de toelating voor publicatie van foto’s aan te vinken. De verantwoordelijke animatie houdt de foto’s bij op een met paswoord beveiligde harde schijf of PC.
Kennisgeving van deze verwerking van persoonsgegevens
In het KTIW-reglement, dat elk jaar wordt vermeld op de startvergadering, wordt verwezen naar onze site www.ktiw.be waarop dit formulier volledig na te lezen staat.
Rechten van de leden met betrekking tot hun persoonsgegevens
De leden krijgen elk jaar de kans op inzage van hun persoonsgegevens die wij hebben geregistreerd om de betreffende gegevens te wijzigen, te corrigeren of ons te vragen de gegevens te schrappen. Zij kunnen ook los van dit moment inzage verkrijgen door eenvoudig een mail te bezorgen aan de verantwoordelijke.
Klachten
Indien u een klacht wenst te formuleren over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u met ons contact opnemen via ktiw@outlook.be of via onze secretaris. U heeft steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit voor de Bescherming van de Persoonsgegevens (de Privacycommissie), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, 32 2 2744800, commission@privacycommission.be.